プロンプトテンプレート集（10本）
株式会社ジーシーシー様　生成AI業務活用研修

使い方
1. 使うテンプレートを1本選んでください。
2. 「全文」の線と線のあいだをコピーしてください。線は貼りません。
3. Copilot Chatで新しいチャットを開き、コピーした文を入力欄に貼ってください。
4. <>で囲んだ箇所を、自分の業務の内容に書き換えてください。<>の記号も消します。
5. 送ったあとは、「出力を使う前に確かめること」を1つずつ確かめてください。

01から07と09は、演習と同じく【指示】【背景】【条件】【出力形式】の4つに分けて書いてあります。
08は演習6と同じ1段落の依頼文で、10は【指示】と【背景】の見出しを省いた短い形です。

一覧
01 お知らせメール（演習1）
02 月次報告文（演習4、演習3のA）
03 問い合わせのFAQ化（演習5）
04 議事録の整理（演習6の発展）
05 WordからMarkdownへの変換（演習2）
06 添付資料だけを根拠にした回答（演習7）
07 問い合わせへの返信の下書き（演習3のB）
08 業務分解の抜けの指摘（演習6）
09 依頼文の改善の壁打ち（演習1の発展）
10 表の整形と比較（研修のあとで使う）


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01 お知らせメール
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■用途
定期メンテナンスや制度の変更を知らせるメールの本文を作ります。演習1の依頼文を、知らせる内容と宛先を差し替えられる形にしました。社内向けの通知にも使えます。

■全文
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【指示】
<知らせる内容>を知らせるメールの本文を書いてください。

【背景】
宛先は<宛先>です。<宛先がこのメールを読んで、することや知りたいこと>。知らせる情報は次のとおりです。
<ここに日時、対象、影響、問い合わせ先などの情報を貼る>

【条件】
・<400字>以内にする
・渡した情報にないことは書かず、【要確認】と書く
・日時は曜日つきで書く
・敬語は「です・ます」にそろえる

【出力形式】
件名を1行、続けて本文。本文の最後に問い合わせ先を書く。記号での装飾はしない。
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■差し替える箇所
・<知らせる内容>　何のお知らせか。例：施設予約システムの定期メンテナンス、経費精算の締め日の変更
・<宛先>　メールを読む人。例：施設予約システムを利用している自治体の担当者、部内の全員
・<宛先がこのメールを読んで、することや知りたいこと>　読み手がメールを読んでから何をするか。例：担当者は、住民への案内にそのまま使える情報を求めています
・<ここに日時、対象、影響、問い合わせ先などの情報を貼る>　箇条書きのメモでよいので、元になる情報。例：演習1_シナリオカード.txt の中身
・<400字>　本文を何字までにするか。例：300字、600字

■出力を使う前に確かめること
・日時と曜日が、元の情報と一致している。曜日はカレンダーで確かめます。
・【要確認】と書かれた箇所を、自分で調べて埋めた。
・渡した情報にない約束や補足が入っていない。演習1のSTEP4の依頼文を送ると、AIにも挙げさせられます。
・宛名と問い合わせ先の部署名、受付時間が正しい。


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02 月次報告文
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■用途
前月と今月の2つのデータから、会議に出す月次報告文の下書きを作ります。演習4の依頼文を、データと読み手を差し替えられる形にしました。売上のほか、問い合わせの件数や作業時間の集計にも使えます。

■全文
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【指示】
添付した2つのデータ（<前月>と<今月>）から、<今月>の月次報告文を書いてください。

【背景】
読み手は<部長会>です。読み手は、<売上>の増減と、その理由の見当を知りたいと考えています。

【条件】
・<300字>以内
・数字は添付したデータから計算し、推測で補わない
・前月比はパーセントで小数第1位まで書く
・理由はデータから言えることに限り、言えない場合は「理由は要確認」と書く

【出力形式】
「概況」「伸びた<項目>」「来月に注意すること」の3段落。最後に、計算に使った数字（<前月>と<今月>の合計、<項目>別の合計）を表で示す。
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■差し替える箇所
・<前月>、<今月>　データの月。例：9月、10月
・<部長会>　報告を読む会議や人。例：課内の定例会、本部長
・<売上>　報告する数字。例：問い合わせの件数、残業時間
・<項目>　増減を見る単位で、データの列名に合わせます。例：製品、顧客区分、部署
・<300字>　報告文を何字までにするか。例：200字、400字

■出力を使う前に確かめること
・今月の合計が、ExcelのSUM関数で求めた合計と一致している。
・前月比を1つ選び、電卓で計算し直した値と小数第1位まで一致している。
・「理由」に、データの列から読み取れないことが書かれていない。
・本文の数字と、最後の表の数字が一致している。

合計が違ったときは、次のように送って書き直させます。
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<今月>の<列名>列の合計は<Excelで確かめた値>です。この数字に合わせて計算し直し、報告文を書き直してください。
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03 問い合わせのFAQ化
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■用途
問い合わせの記録から、よくある問い合わせを選んでFAQの表を作ります。演習5の依頼文に【背景】を足し、件数とまとめ方を差し替えられる形にしました。社内からの問い合わせの記録にも使えます。

■全文
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【指示】
添付した<問い合わせログ>（<120>件）から、よくある問い合わせを<5>つ選んでFAQにしてください。

【背景】
FAQの読み手は<自治体の職員>です。読み手は、<同じ問い合わせを受けたときに、自分で回答できるようになりたい>と考えています。

【条件】
・<困りごと別>でまとめ、件数の多い順に<5>つ選ぶ
・言い回しが違っても、同じ困りごとは1つにまとめる
・回答は、ログの「<対応内容>」列に書かれていることだけを使う

【出力形式】
表にして、列は「質問」「回答」「件数」「該当する問い合わせ番号（3件まで）」にする。
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■差し替える箇所
・<問い合わせログ>、<120>　添付するファイルと件数。例：社内ヘルプデスクの受付記録、80
・<5>　FAQにする数。例：3、10
・<自治体の職員>　FAQを読む人。例：新しく配属された担当者、社内の全員
・<同じ問い合わせを受けたときに、自分で回答できるようになりたい>　読み手がFAQで何をしたいか。例：問い合わせる前に自分で解決したい
・<困りごと別>　まとめ方の観点。例：製品別、種別別
・<対応内容>　回答の根拠にする列の名前。例：回答、処理内容

■出力を使う前に確かめること
・1位のFAQに書かれた問い合わせ番号を1つ、Excelで探し、内容が合っている。
・1位の件数を、Excelのフィルターで数えた件数と比べた。
・回答に、「対応内容」列にない手順が混ざっていない。
・回答に、個人名や住民の情報が残っていない。


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04 議事録の整理
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■用途
会議の文字起こしから、決定事項とToDoを抜き出します。業務プロセス分解シートの記入例にあるタスク3を、Copilot Chatで行うための依頼文です。01_演習データの会議の文字起こし_サンプル.txt で試せます。

■全文
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【指示】
添付した会議の文字起こしから、決定事項とToDoを抜き出してください。

【背景】
会議は「<会議名>」です。議事録は<会議に出ていない課のメンバー>も読みます。読み手は、何が決まり、誰がいつまでに何をするかを知りたいと考えています。

【条件】
・文字起こしに書かれていることだけを使い、発言にない期限や担当者は補わない
・期限か担当者が決まっていないものは「未定」と書く
・保留になった議題は、決定事項に入れずに分けて挙げる

【出力形式】
「決定事項」「ToDo」「保留になったこと」の3つの見出し。ToDoは表にして、列は「やること」「担当者」「期限」にする。
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■差し替える箇所
・<会議名>　会議の名前。例：施設予約システム 問い合わせ削減の打ち合わせ
・<会議に出ていない課のメンバー>　議事録を読む人。例：部長、プロジェクトの関係者

■出力を使う前に確かめること
・ToDoの担当者と期限を、文字起こしの該当する発言と1件ずつ照らした。
・保留になった議題が、決定事項に入っていない。
・参加者の名前の漢字と肩書が正しい。文字起こしの誤変換がそのまま残ることがあります。
・社外に出せない発言を、共有する前に消した。


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05 WordからMarkdownへの変換
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■用途
Wordの手順書や規程を、AIに渡しやすいMarkdownに変換します。演習2のSTEP3の依頼文に、要約させない条件を足しました。変換した結果はメモ帳に貼り、Markdown早見表の手順で保存します。

■全文
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【指示】
添付した<手順書>をMarkdownに変換してください。

【背景】
変換した結果は、メモ帳で.mdのファイルとして保存し、あとでAIに資料として渡します。<手順書>の内容は変えずに、見出しや手順や表の構造だけをMarkdownで表したいと考えています。

【条件】
・見出しは#、手順は番号つきの箇条書き、表はMarkdownの表にする
・文章は要約せず、元の文のまま写す
・元の文書にない見出しや説明を足さない

【出力形式】
変換した結果だけを出力する。前置きや説明は書かない。
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■差し替える箇所
・<手順書>　添付する文書の種類。例：規程、操作マニュアル、仕様書

■出力を使う前に確かめること
・見出しの数と順番が、元の文書と同じ。
・表の行と列の数が、元の文書と同じ。
・日数や時刻や金額の数字が、元の文書と一致している。
・ファイル名を「文書名_版.md」にして、エンコードをUTF-8にして保存した。


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06 添付資料だけを根拠にした回答
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■用途
社内の資料を添付し、資料に書かれていることだけで質問に答えさせます。演習7の依頼文と同じ形です。資料にない質問には「資料に記載なし」と答えさせるので、推測で書かれた答えを見分けられます。

■全文
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【指示】
添付した資料だけを根拠に、次の質問に答えてください。

【背景】
答えは<お客様からの問い合わせへの回答>に使います。資料に書かれていないことが答えに混ざると、誤った案内になります。

【条件】
・資料に書かれていない場合は「資料に記載なし」と答える
・答えごとに、根拠にした資料の名前と見出しを書く
・資料の文をそのまま使うときは、かぎかっこで囲む

【出力形式】
質問ごとに、「答え」「根拠にした資料の名前と見出し」の順で書く。

<ここに質問を1行に1つずつ書く>
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■差し替える箇所
・<お客様からの問い合わせへの回答>　答えを何に使うか。例：社内の規程に関する問い合わせへの回答
・<ここに質問を1行に1つずつ書く>　Q1、Q2のように番号を付けた質問。例：Q1 年度切替の作業は、何営業日前までにお客様へ連絡しますか。

■出力を使う前に確かめること
・根拠に書かれた資料の見出しを開き、その見出しの下に答えが書いてある。
・「資料に記載なし」と答えた質問の語句を、資料のなかで検索しても見つからない。
・2つ以上の資料を添付したときに、資料どうしで書いてあることが食い違っていない。
・添付した資料が、最新の版になっている。


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07 問い合わせへの返信の下書き
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■用途
問い合わせ1件への回答の下書きと、回答の前に相手に確かめることを作ります。演習3のテンプレートBの指示を、1回で送る依頼文にしました。エージェントを作る前に、指示の中身を試すときにも使えます。

■全文
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【指示】
次の問い合わせに返す回答の下書きを書いてください。

【背景】
私は<サンプル情報システム株式会社のサポートデスク>の担当です。問い合わせてきたのは<自治体の職員>です。回答の根拠にする資料を添付します。

【条件】
・添付した資料に書かれていることだけを根拠にし、資料にないことは「資料に記載なし」と書く
・障害の原因を断定しない
・回答の下書きは<200字>以内にする
・問い合わせに個人情報が含まれていたら、その部分を使わずに回答する
・文体は「です・ます」にそろえる

【出力形式】
最初に、相手が困っていることを1文で要約する。続けて回答の下書き。最後に、回答する前に相手に確かめることを箇条書きで3つまで挙げる。

問い合わせ文
<ここに問い合わせ文を貼る>
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■差し替える箇所
・<サンプル情報システム株式会社のサポートデスク>　自分の部署と担当。例：総務部の規程担当、情報システム課のヘルプデスク
・<自治体の職員>　問い合わせてきた人。例：社内の営業担当、取引先の担当者
・<200字>　下書きを何字までにするか。例：150字、300字
・<ここに問い合わせ文を貼る>　届いた問い合わせの本文。例：演習3のSTEP3の試しの入力（B）

■出力を使う前に確かめること
・回答の根拠が、添付した資料のどこに書いてあるかを確かめた。
・原因を断定する言い方になっていない。
・相手の名前や連絡先が、下書きに残っていない。
・「相手に確かめること」を聞いてから、回答を送る段取りにした。


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08 業務分解の抜けの指摘
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■用途
業務をタスクに分けた表をCopilot Chatに貼り、抜けているタスクや大きすぎるタスクを指摘させます。演習6のSTEP3と同じ依頼文です。業務の進め方を変える提案はさせず、表の直しに絞ります。

■全文
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次の表は、私の業務「<業務名>」をタスクに分けたものです。抜けているタスクや、1つにまとめすぎているタスクがあれば、3つまで指摘してください。業務の進め方そのものを変える提案はしないでください。
<ここに記入シートの表を貼る>
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■差し替える箇所
・<業務名>　分解した業務の名前。例：障害報告書の作成、訪問報告の作成
・<ここに記入シートの表を貼る>　業務プロセス分解シートの記入シートの表。例：A5セルから、記入した最後の行のE列までをコピーして貼る

■出力を使う前に確かめること
・指摘されたタスクが実際の業務にあるかを、自分で判断した。
・足したタスクの時間と回数は、AIに決めさせずに自分で入れた。
・表に書いた業務名や顧客名が、社内ガイドラインで入力してよい範囲に入っている。


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09 依頼文の改善の壁打ち
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■用途
今使っている依頼文をAIに見せ、足りない情報を質問させてから4要素の形に直させます。演習1の発展で試した、AIに質問させる頼み方を、ほかの依頼文にも使える形にしました。

■全文
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【指示】
次の依頼文を、指示、背景、条件、出力形式の4つに分けて直してください。直す前に、出力をよくするために足りない情報を、3つまで私に質問してください。

【背景】
この依頼文は<月次報告の下書き>を作るために使っています。今の依頼文で出した出力には、<数字の根拠が書かれていない>という不満があります。

【条件】
・質問は1回にまとめ、番号を付けて出す
・私が答えていない情報は推測で埋めず、【要確認】と書く
・直した理由を、変えた箇所ごとに1文で書く

【出力形式】
最初の返事は質問だけにする。私が答えたあとに、直した依頼文と、変えた箇所ごとの理由を出力する。

今の依頼文
<ここに今の依頼文を貼る>
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■差し替える箇所
・<月次報告の下書き>　依頼文で作っているもの。例：社内通知、テスト項目書
・<数字の根拠が書かれていない>　今の出力への不満。例：長すぎる、専門用語が多い
・<ここに今の依頼文を貼る>　直したい依頼文。例：演習4でZOOMのチャットに投稿した依頼文

■出力を使う前に確かめること
・直した依頼文を新しいチャットで送り、元の依頼文の出力と比べた。
・【要確認】と書かれた箇所を、自分で埋めた。
・直した依頼文を、版を付けたファイル名でメモ帳に保存した。


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10 表の整形と比較
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■用途
ExcelやWordから貼った2つの表の列をそろえ、違いを1つの表にまとめます。旧版と新版の料金表や、先月と今月の担当一覧を比べるときに使います。短い依頼なので、【指示】と【背景】の見出しを省きました。

■全文
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次の2つの表を、同じ列の並びにそろえてから比べ、違いを1つの表にまとめてください。

【条件】
・2つの表の行は「<突き合わせる列>」の値で対応させる
・片方の表にしかない行は、「<表Aの名前>だけ」「<表Bの名前>だけ」と書く
・値が違うセルは、両方の値を並べて書く
・表にない値は補わない

【出力形式】
表にして、列は「<突き合わせる列>」「項目」「<表Aの名前>の値」「<表Bの名前>の値」「違い」にする。表の下に、違いがあった行の数を書く。

<表Aの名前>
<ここに表Aを貼る>

<表Bの名前>
<ここに表Bを貼る>
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■差し替える箇所
・<突き合わせる列>　2つの表で同じ値が入っている列。例：製品名、社員番号、顧客名
・<表Aの名前>、<表Bの名前>　比べる表の名前。例：2026年度の料金表、2027年度の料金表
・<ここに表Aを貼る>、<ここに表Bを貼る>　ExcelやWordからコピーした表。例：Excelで範囲を選んでコピーし、そのまま貼る

■出力を使う前に確かめること
・「違い」に書かれた行を1つ選び、元の2つの表で値を確かめた。
・片方の表にしかないと書かれた行が、もう片方の表にないことを検索で確かめた。
・数字の桁区切りと単位が、元の表と同じになっている。

※本教材の演習に登場する企業・人物・数値はすべて架空です
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